Comment faire un planning

En sortant de mes études, je me demandais comment on faisait lorsqu’on était en poste pour savoir ce qu’on allait faire de nos journées, bref comment se faire son propre planning. À l’école, on sait qu’on a tel et tel cours. Dans chaque cours, on nous donne un exposé, un dossier à rendre. Bref on sait pertinemment ce qu’on doit faire. Il ne nous reste plus qu’à nous organiser. En règle générale, on traite par priorité.

🧠Quand on devient entrepreneur...

En me lançant entrepreneur, j’avais la même peur. J’avais peur de me mettre le matin devant mon ordinateur et me demander ce que j’allais pouvoir faire la journée. Surtout lorsqu’on se lance qu’on a à la fois beaucoup de choses et en même temps pas grand chose à faire. 

On a aucune deadline, personne pour nous dire ce qu’on doit faire. On ne sait pas spécialement par ou commencer. Il n’y a donc rien d’urgent. C’est donc très tentant de remettre certaines tâches au lendemain surtout quand on les affectionne pas particulièrement. 

On se pose donc beaucoup de questions. On fait beaucoup de recherches pour voir les astuces d’organisation des autres et pour trouver la bonne technique. Mais clairement, il n’y a pas une bonne technique. La seule astuce : c’est de trouver ta propre organisation et ton propre rythme.

PEUR PLANNING

Une nouvelle passion

De mon côté je, me suis vite découverte une passion pour l’organisation. C’est pourquoi, j’ai listé mes 6 conseils pour bien réaliser un planning :

1. Classes par ordre de priorité tes différents projets.

Inscris toutes ces informations dans un planning. Personnellement, je fais un planning sur le mois où je note toutes les missions que je dois effectuer. Puis je me fais un planning semaine par semaine. De cette façon, tu n’oublieras rien. En classant par ordre de priorité, tu respectes les délais que tu as donné au client ou que le client t’a donné. 

2. Fais en fonction de ton rythme.

Si tu es plus productif pour telle tache l’après-midi alors programmes la à ce moment là. Au début, cette notion va être un peu floue pour toi mais petit à petit on se connait mieux. Par exemple, je suis plus inspirée l’après-midi pour rédiger des articles de blog ou des publications pour les réseaux sociaux. Je planifie donc ce genre de mission les après-midis.
Je préfère faire les RDV clients où je me déplace le matin. Parce que lorsque c’est l’après-midi, j’ai l’impression de passer mon matin à regarder l’heure et me dire han faut que je fasse encore tout ça et il ne me reste plus que tant de temps avant mon départ. Et parfois j’arrête longtemps avant pour éviter de commencer une nouvelle tâche, au risque de ne pas avoir le temps de la finir avant mon départ.
J’aime bien aussi me prévoir une mission assez tranquille, sans prise de tête le vendredi après-midi pour finir en douceur ma semaine. 

3. Ne vois pas trop grand.

J’ai souvent tendance à trop charger mes plannings et du coup j’arrive à la fin de la journée et je n’ai pas eu le temps de tout faire et c’est très frustrant. Toute la journée, j’ai l’impression de courir pour terminer ma liste de tâches. Si elle est un peu plus légère, tu es content quand tu as terminé ta liste et encore plus si tu arrives à prendre un peu d’avance pour les jours suivants.  

4. Petit bloc ou gros bloc ?

Vois si tu préfères faire plusieurs petits blocs de temps pour différentes missions ou si tu préfères travailler toute la matinée voire toute la journée sur un seul et unique dossier.
Est-ce que cette organisation te convient mieux ?  Lundi : dossier A. Mardi : dossier B. Mercredi : dossier C. Jeudi : dossier D. Ou si tu préfères : lundi de 8h à 10h : dossier A, de 10h à 12h : dossier B, de 13h à 14h : dossier C et de 14h à 18h : dossier D.
Chacun à ses préférences. J’ai essayé plusieurs organisations. Mais personnellement, celle qui me convient le mieux c’est de me bloquer tout un matin voire une journée complète sur le même dossier. Je me rends compte que je suis plus productive comme ça plutôt que de me couper au bout d’une heure et de passer ma matinée à aller d’un dossier à un autre. J’avance plus en me consacrant à une tâche. Le temps de retrouver où on s’en est arrêté la dernière fois, de se remettre dans le bain, bah on perd vite beaucoup de temps … 

5. Ton entreprise

N’oublies pas de programmer des moments pour ton entreprise. Lorsqu’on a des clients, on est pris dans la spirale infernale de travailler que pour les clients, sans se dire qu’un jour il faudra faire de la prospection par exemple. Il ne faut pas négliger ta propre entreprise afin qu’elle renvoie toujours la même image. C’est pourquoi, je mets des blocs de temps planning, mails, rédaction d’articles, rédaction des posts à destination des réseaux sociaux, mettre à jour mon site internet, me former, … Pour m’obliger à le faire régulièrement et ne pas être tentée par remettre à plus tard ce genre de missions. 

6. Une dernière pour la route !

Ma petite astuce supplémentaire : je mets un bloc par semaine intitulé « rattraper retard ou gérer une urgence ». On peut planifier beaucoup de choses, mais il y aura toujours des imprévus de dernières minutes comme un client qui t’appelle en urgence. Alors j’ai pris l’habitude de me bloquer 2h un jour dans la semaine, un bloc de temps réservé à ce genre de choses. Je sais que presque chaque semaine, il y a une urgence à traiter ou un retard à rattraper. Si ce n’est pas le cas, soit je fais la tâche que j’ai envie soit je prends de l’avance dans mon planning. Mais cela m’évite de me mettre trop en retard et de me mettre trop dans le rouge. 

Et toi, quelles sont tes astuces pour bien gérer ton planning ?

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