La (r)évolution
du planning
Si tu es free-lance, alors tu as dû tester des millions d’organisations différentes concernant ton planning. À chaque fois, tu te dis : « cette fois c’est la bonne ».
Et puis quelques semaines plus tard, tu la rechanges.
Pourquoi ?
Parce que tu as cette sensation permanente d’être toujours en retard.
Je suis sûre que tu vois exactement de quoi je veux parler.
Et si je te disais que j’ai enfin trouvé LA solution miracle pour ne plus avoir cette sensation de retard ?
Si si je t’assure !
Tu veux la connaître ? Aller, je te partage mon petit secret !
Cette sensation d'être en retard sur ton planning
Depuis que je suis entrepreneur, j’ai l’impression d’avoir tout essayé en terme de planification. Et jusqu’à présent j’arrivais toujours au même résultat.
Mon agenda était plein à craquer. Donc 0 tolérance si un projet prenait plus de temps que prévu et ça devenait vite la galère lorsqu’une urgence se greffait.
J’avais clairement cette sensation de courir en permanence derrière le temps.
Et pourtant cette pression, je me la mettais toute seule comme une grande.
C’est moi qui remplissait mon calendrier au taquet.
J’étais donc la seule responsable.
Je me demandais tous les mois comment j’allais faire pour tout terminer ce que je devais faire en un mois seulement. Et à juste titre. C’était mission impossible, je voulais trop en faire.
Je passais donc mes journées à me demander :
- « Est-ce que j’ai assez travaillé pour aujourd’hui ? »
- « Est-ce que j’ai assez avancé mon programme du mois ? »
- « Est-ce que j’ai réalisé toutes les tâches que je m’étais prévues dans la journée ».
Au final, je me retrouvais à faire des semaines de dingue parce que je n’étais jamais satisfaite des missions accomplies dans une journée et que j’essayais en permanence de rattraper ce retard.
Mais ce retard n’était présent que dans ma tête puisque :
- je rendais tous mes projets clients à temps (même souvent un peu avance)
- j’étais à jour dans ma production de contenus.
Le problème venait d’ailleurs : je surchargeais beaucoup trop mon planning.
- Parce que je ne voulais pas perdre de temps, alors j’essayais d’optimiser toutes les minutes d’une journée.
- Parce que je voulais tout faire tout de suite. Tout me paraissait urgent (ce n’était encore une fois que dans ma tête).
- Parce que je pensais que si je ne faisais pas cette tâche là, je n’aurais pas de client et donc pas de salaire à la fin du mois. Comme si tout se jouait sur une seule et unique mission.
Il était urgent que je revois mon organisation pour ne plus avoir cette sensation de retard.
Toi aussi je suppose que tu aimerais bien vivre sans ce sentiment là ?
Alors, voilà la solution miracle …
Ma nouvelle organisation
Voilà plus de deux mois que je teste cette nouvelle méthode miracle. Et le résultat est là : pour la première fois je me sens en avance sur mon programme. Et qu’est-ce que c’est agréable !
Parce que NON tu n’es pas en retard. OUI tu es au bon endroit et au bon moment.
J’ai donc décidé de revoir l’agencement de ma semaine.
1. Le lundi
Je commence ma semaine par regarder tranquillement mes mails et gérer les urgences que j’aurais pu recevoir pendant le weekend.
Ensuite, j’élabore mon planning de la semaine. En respectant les points que je vais t’énoncer juste après. De ce fait, cette tâche est ultra rapide.
Puis ma journée est consacré à 100% à mes clients. En règle générale, je suis bien productive alors j’en profite pour rédiger un max du contenu pour mes clients.
2. Le mardi
Je ne fais aucun planning pour cette journée et pourtant dieu sait à quel point je suis une maniaque des calendriers.
Et tu sais pourquoi je déroge à la règle ?
Tout simplement parce que c’est une journée que je consacre à mon business : à Citron’elle.
Je fais donc ce dont j’ai envie de faire dans l’ordre que je veux. Je ne me fixe pas d’objectif précis. En ne suivant aucun plan, je n’ai aucune case à cocher à la fin de journée, je m’arrête donc tout simplement quand j’en ai marre ou lorsque je ne suis plus productive. Je suis donc forcément contente du travail que j’ai pu accomplir.
Alors oui, pendant cette journée :
- je ne prends pas d’appel client
- je ne fais pas de coaching
- je réponds à mes mails seulement le matin et après je ferme l’application.
Ça peut te paraître bizarre mais je souhaite être vraiment focus sur mon business. Je ne veux pas être coupée ou dérangée. Et, je ne vais pas te mentir mais ça fait un bien fou de me retrouver en tête à tête avec Citron’elle. Je n’ai pas honte de te le dire : ça fait du bien de penser un peu à moi et rien qu’à moi.
Tu dois surement te demander ce que je fais pendant cette journée sans bloc de temps ?
J’avance ma production de contenus en rédigeant des articles de blog. En ce moment, je me concentre par exemple sur la ré-écriture des anciens articles pour qu’ils soient SEO friendly.
Je ne veux pas non plus être le cordonnier le plus mal chaussé. Alors j’en profite également pour mettre à jour mon site internet en rajoutant les dernières créations que j’ai pu réaliser.
3. Le mercredi & le jeudi
Pour les journées du mercredi et du jeudi, je reprends ma planification classique avec des blocs de temps. Mais les deux journées sont focus sur mes clients.
Ayant fait pas mal de rédaction en début de semaine, je consacre souvent ces deux journées à faire du graphisme.
Je fais les visuels pour mes clients pour les réseaux sociaux.
Je réalise également les divers missions pour mes clients non-récurrents comme la création d’identité visuelle, de flyers, de magazines, …
4. Le vendredi
Ahhh le vendredi … Le dernier jour de la semaine. Cette journée où avant j’avais la pression pour réussir à terminer coûte que coûte les nombreuses cases qui n’étaient pas encore cochées sur mon programme.
Mais ça, c’était avant !
Et ouiiiiii. Maintenant tout a changé. Avant même de commencer ma journée, j’ai déjà presque terminé cette liste. Parfois, elle est même bouclée depuis la veille au soir.
J’ai donc 0 pression.
Je me sens libre.
Mon cerveau se sent léger.
Je suis sereine.
En ce moment, j’ai donc décidé de consacrer mon vendredi matin aux formations.
Tu le sais aussi bien que moi l’importance de suivre des formations. Et si tu es comme moi tu as tendance à acheter 4 millions de formations parce qu’elles te font trop envie et … les journées ne font que 24h donc tu n’as pas le temps de les suivre et encore moins de les appliquer.
Donc, j’ai envie d’enfin arriver au bout. Et cela passe en se bloquant des plages horaires.
Quant au vendredi après-midi, il ne comporte aucun bloc de temps.
Il n’y a rien. Il est vide.
Et tu sais pourquoi ?
Parce que je veux partir en week-end l’esprit léger. Alors je me réserve mon après-midi pour :
- rattraper mon éventuel retard
- traiter une urgence
- passer plus de temps sur une formation
- prendre de l’avance sur mon planning de la semaine suivante.
Et quel kiffe !
Les changements de cette nouvelle organisation
Tu te demandes surement quels sont les changements dans mon quotidien de ce nouveau agencement. Et tu as bien raison.
J’ai envie de te répondre tellement de choses.
Pour commencer, j’ai pris conscience que je n’avais que 2 bras et 1 cerveau. Je ne peux pas être de partout à la fois. Alors il fallait que j’apprenne à moins me mettre la pression et cela passait en me fixant moins d’objectifs chaque semaine et chaque mois.
Désormais chaque mois, je me fixe 3 gros objectifs pour mon business et je m’y tiens. Il n’y en a pas besoin de plus. Les autres sont planifiés sur les mois suivants directement.
Oui, je préfère étaler tous mes projets sur l’année. Parce que je peux pas faire tout tout de suite. Alors je préfère m’en mettre un peu chaque mois plutôt que d’avoir une liste à rallonge que je déplace minutieusement tous les mois.
Tu veux un exemple concret ?
Pour ce mois de janvier, mes objectifs sont :
- d’avoir retravaillé la moitié des articles pour les rendre SEO friendly
- de mettre à jour tous mes workbooks
- de prendre de l’avance dans ma production de contenus. Je m’étais listée certains posts que je voulais rédiger.
Cette TO DO allégée est donc réalisable. Et ça fait du bien au moral.
Ensuite, la mission « faire mon planning » a été considérablement diminué.
Je sais déjà que :
– tout le mardi c’est focus Citron’elle. Donc je mets tout de suite un énorme et unique bloc de temps qui couvre toute la journée.
- le vendredi matin c’est formation.
- le vendredi après-midi, il n’y a pas de bloc de temps.
En plaçant à l’avance ces moments sur Google Agenda, je ne suis pas tentée de mettre un autre bloc de temps à ces périodes-là.
En ayant une demi-journée de libre pour rattraper mon retard, gérer les urgences ou autre, j’arrive toutes les semaines au bout de ma TO DO. Et cerise sur le gâteau, je termine plus tôt le vendredi.
C’est magique n’est-ce pas ?
Une organisation révolutionnaire ?
À la vue de mon planning, tu pourrais croire que je suis moins productive et que je n’ai pas beaucoup de temps dédié à mes clients.
Et pourtant c’est tout le contraire !
J’ai le temps de tout faire. Et surtout j’ai sans cesse l’impression d’être en avance.
Je peux te dire qu’en plus, cette fois ci, ce n’est pas qu’une impression. C’est vraiment le cas !
J’ai fini toutes les tâches pour mes clients récurrents en 2 semaines au lieu de 3 ce mois-ci. Et pourtant, le travail était exactement le même que les autres mois. Simplement avec une meilleure organisation, on est beaucoup plus efficace.
Je peux le crier haut et fort : j’ai trouvé mon organisation et elle a révolutionné ma vie.
Parce que le soir je termine plus tôt le travail.
Parce que je pars l’esprit tranquille en week-end, et oui j’ai tout barré sur ma TO DO liste. Et parfois, j’ai même pris de l’avance sur ma semaine prochaine.
J’ai tellement gagné en sérénité. Depuis je m’octroie plus de pauses détente. En ce moment, je profite presque de chaque fenêtre météo pour aller skier. Et c’est Okay avec mes projets.
Parce que je ne suis plus en retard. Je sais que j’ai fait ce qu’il fallait. Que je peux travailler en rentrant du ski. Et du coup, je n’ai jamais autant eu d’avance. Et pourtant, je n’ai jamais fait autant de pauses ski. Comme quoi… Pour abattre une énorme quantité de travail, il n’y a pas forcément besoin de travailler 15h par jour.
Une méthode pour tous ?
Clairement cette nouvelle organisation a changé ma vie professionnelle et ma vie personnelle. Je suis pleinement épanouie.
Mais, ce qui marche pour moi, ne fonctionne peut-être pas pour toi. Il est donc inutile de copier coller exactement mon organisation.
Malgré tout, je pense que tu peux reprendre certaines astuces comme :
- avoir un jour dédié à son business,
- se laisser un après-midi de libre pour prendre de l’avance, rattraper du retard, faire ce qu’on veut ou tout simplement souffler,
- être focus certains jours sur ces clients et uniquement ces clients.
Souviens-toi toujours : le but est que tu trouves ton propre rythme. Celui qui te convient. À toi et à personne d’autre.
Et toi, as-tu cette sensation d’être en retard en permanence ?
Psssst !
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