Ma routine mensuelle

À mes débuts en tant qu’entrepreneur, j’avais un peu « l’angoisse de la paperasse » : déclarer ses impôts, faire sa compta, éditer des devis et des factures… Avoues que ça fout le vertige, non ?! 

Bref, je ne savais pas trop comment m’y prendre pour intégrer dans mon activité de graphiste toutes ses tâches administratives et souterraines qui me semblaient obscures et rébarbatives.

Toi aussi tu es tenté par la procrastination à l’idée de mettre le nez dans les chiffres et les papiers ? Plutôt que de faire l’autruche, je te propose d’intégrer ses missions grâce à ma routine mensuelle. Une méthodologie que j’ai instaurée dès le début de mon activité – C’est peut être mon côté un peu carré sur l’organisation qui veut ça… C’est grave docteur ?

Quoi qu’il en soit, aujourd’hui je suis ravie de suivre ce précieux rituel qui me guide mois après mois dans la gestion de mon business.

Pourquoi instaurer une routine mensuelle ?

Avant de t’expliquer quelle est ma routine mensuelle, j’aimerais te rappeler l’intérêt d’en créer une.

Tout simplement parce que chaque mois, c’est le début d’un nouveau cycle et certaines tâches sont récurrentes. Des actions qui peuvent se révéler anodines, superflues ou barbantes mais qu’il est impératif de réaliser pour le bon fonctionnement de mon business. 

Grâce à ma routine mensuelle, je n’oublie rien ! Fini de se demander si j’ai bien pensé à envoyer tel document ou bien si j’ai pas raté la deadline pour déclarer ceci-cela… Tu vois ce que je veux dire ?

Et tu sais quoi ? J’ai même appris à aimer accomplir ces tâches… À l’exception d’une (tu vas vite comprendre laquelle). De ce fait, j’ai hâte de commencer un nouveau mois. C’est un peu comme une nouvelle rentrée à chaque fois. On remet les compteurs à 0 et on recommence ! 

Mais ce n’est pas pour autant synonyme de monotonie, au contraire, c’est un moment privilégié où il est possible de faire évoluer les choses. On y reviendra…

…Mais maintenant, il est temps de te dévoiler les secrets de ma routine mensuelle et quelles sont ces missions à effectuer pour bien commencer le mois ?

Les missions à accomplir

Les fameuses tâches auxquelles on ne peut pas échapper en tant qu’entrepreneur :

1. La déclaration du CA

Je fais partie des personnes qui ont coché l’option paiement mensuel. Si toutefois, tu as opté pour un paiement trimestriel tu n’es pas concerné.

Tu vas me dire « Oh la ! Mais tu as le temps, on a jusqu’à la fin du mois pour faire notre déclaration, pourquoi se précipiter ? ». Tu as raison, on a jusqu’à la fin du mois mais je préfère le faire tout de suite pour plusieurs raisons :

➖ Cela permet de « clôturer » mes chiffres du mois et de ne pas m’embrouiller avec les rentrées d’argent du mois suivant. J’en profite donc pour faire un petit point comptabilité et boucler le mois suivant tout en vérifiant que tous mes clients ont payé.

➖ Je suis de nature assez stressée et je n’aime pas attendre les dates limites. Surtout que le site de l’URSSAF  beugue régulièrement et je n’ai pas envie d’être en panique s’il ne me reste plus que quelques heures pour payer et que le site rencontre des problèmes.

➖ Je n’aime pas garder tout le mois cet argent sur le compte alors qu’il va sortir. Si jamais, j’ai un problème d’ordinateur ou autre et que je dois investir dans du matériel, je n’ai pas à calculer « alors là je vais devoir tant à l’URSSAF donc il me reste en réalité tant sur le compte, donc je ne peux pas dépasser tel montant… ».

C’est une tâche que je déteste faire. Je pense que personne n’aime faire ce paiement. A chaque fois, je me dis « haaaan je leur donne tout ça ?! ? ». Et moi j’y gagne quoi ? Je cotise à peine pour la retraite et le chômage, et j’ai travaillé tellement dur. Alors qu’eux ? Bah eux, ils ont un site qui ne marche jamais. Donc je préfère m’en débarrasser tout de suite. Comme ça je l’enlève de mon cerveau et ça m’évite de plomber mon moral.

Une fois que c’est fait, j’en profite également pour faire un point comptabilité pour le mois suivant afin de voir les rentrées d’argent que je vais avoir. Et j’édite certaines factures.

2. Le planning

Au fur et à mesure du mois, je me fais une liste par clients de ce que je dois faire. Au début de mois, je place toutes les tâches sur le calendrier en mettant tout de suite les projets prioritaires. J’essaye au maximum de soigner mon planning afin d’être la plus productive possible. Certaines tâches comme de la création, je préfère les faire le matin. Alors que pour la rédaction de contenus, je suis plus efficace l’après-midi.

3. Le site internet

Je renouvelle mon site internet en ajoutant les nouveaux supports que j’ai créés pendant le mois, j’insère également les articles du blog et je fais les mises à jour nécessaires. Parfois, je change également certains visuels lorsqu’ils ne me plaisent plus.

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4. Les statistiques

J’aime bien regarder plusieurs chiffres car ce sont des indicateurs :

➖ Les réseaux sociaux : je parcours mes comptes Instagram et Pinterest pour faire le point sur le nombre d’abonnés, les publications qui ont bien marché… Cela me permet de mesurer les progrès et d’envisager des améliorations.

➖ Un bilan mensuel : qu’est ce que j’ai accompli ? Cela fait du bien de voir la longue liste cochée. Parfois, j’ai l’impression d’avoir travaillé beaucoup pour moi et peu pour mes clients. Cet exercice me permet de constater que ce n’est pas le cas. 

➖Je calcule également le nombre d’heures que j’ai passé à travailler, intéressant pour analyser mon taux horaire et le modifier au besoin.

 

Est-ce que tu me suis toujours ?

Tu l’auras compris, il y a certaines missions auxquelles tu ne peux pas couper : soit parce que c’est obligatoire, soit parce que c’est indispensable pour progresser et mesurer les évolutions de ton business. Alors autant t’y atteler dès le début du mois : tu t’en débarrasses pour ensuite pouvoir te consacrer au cœur de ton activité l’esprit léger ! 

L'anticipation, c'est la sérénité

Je m’attelle directement à l’élaboration des calendriers éditoriaux pour mes clients puis le mien. Cela me permet de passer rapidement à la rédaction des posts. Si j’ai inclus la rédaction dans ma routine mensuelle c’est pour plusieurs raisons :

Je n’ai aucune pression niveau timing. Je peux prendre le temps de rédiger quand j’en ai envie, quand j’ai l’inspiration et me permettre de faire des pauses quand ce n’est pas le cas.

➖ et j’aime laisser du temps à mes clients pour qu’ils relisent et valident les publications tranquillement. Je suis consciente que chaque client a une activité à côté et n’est pas dispo à 100% du jour au lendemain pour effectuer toute les validations. De cette façon, ils ont le temps, je ne leur mets aucune pression. Si tu veux découvrir tout le process que je mets en place pour mes clients, RDV ici

Chaque début de mois est donc bien millimétré. C’est pourquoi je prends rarement de nouveaux clients en début de mois car mon planning est bien chargé. On ne peut pas tout gérer en même temps : il faut faire des choix.

En sachant quoi faire précisément grâce à ma routine mensuelle, je gagne du temps en faisant mon planning très rapidement et en commençant mes journées. Mon cerveau est paramétré aussi de cette façon. En faisant les contenus en début de mois, mon cerveau sait qu’on redémarre un nouveau mois.

La routine mensuelle, c'est le tempo du free-lance

Ma routine mensuelle, c’est un peu comme le refrain d’une chanson qui revient pour mieux introduire le couplet suivant : ça rythme la mélodie… du travail !

Chaque routine mensuelle est personnelle, néanmoins il y a, à mon avis, quelques règles d’or pour une routine réussie : 

➖ ne remets pas au lendemain les tâches que tu aimes le moins, au contraire fais les en premier pour mieux t’en débarrasser.

➖ n’attends pas la dernière minute au risque de faire les choses dans la précipitation et le stress : l’anticipation, c’est la clé pour travailler sereinement.

➖ prends le temps de faire un planning, il te donne une vue d’ensemble et t’évite de t’éparpiller dans tous les sens : au final, tu gagnes du temps et tu gardes le cap.

➖ mets à jour tes outils web pour rester à la page et relève tes statistiques à un instant T pour pouvoir les comparer.

➖ publies tes réalisations pour mettre en valeur ton travail : tu peux en faire une sorte de rendez-vous mensuel avec ton public.

Si tu as tendance à te sentir submergé dans ton activité d’entrepreneur, cette méthodologie en forme de rituel est un atout pour t’organiser au quotidien. A long terme, c’est aussi ce qui va te permettre de mesurer les évolutions de ton business (CA, statistiques…).

Tout ça te paraît contraignant ? Crois moi, avec le temps, cela devient un automatisme : cette pratique sera intégrée à tes habitudes et tu ne pourras plus t’en passer !

C'est en quelque sorte mon guide des bonnes pratiques en tant qu'entrepreneur : toi aussi, tu as certainement le tien. Selon toi, quelle est le secret d'une routine mensuelle réussie ?

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